โปรแกรม MS Word 2010 เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office 2010 ซึ่งเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่มีผู้นิยมใช้เป็น
จำนวนมาก ทั้งนักเรียน นักศึกษาประชาชนทั่วไป ทั้งภาครัฐ เอกชน หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ โดยส่วนใหญ่มักจะ
ใช้โปรแกรมนี้ในการพิมพ์เอกสารการทำจดหมายเวียน แผ่นพับ แผ่นปลิว เป็นต้น ซึ่งในรายละเอียดการใช้โปรแกรม
จะมีมากมาย หลายเรื่อง แต่ในเว็บแห่งนี้จะนำเรื่องที่สำคัญ มีความจำเป็น และมีคนนิยมใช้เป็นจำนวนมากมา
นำเสนอเพื่อให้เกิดความรู้และทักษะที่สามารถจะใช้โปรแกรมนี้ให้ทำงานตามที่เราต้องการได้เป็นอย่างดี
โปรแกรม MS Word 2010 มีขั้นตอนสำเร็จรูปให้เลือกใช้ในการสร้างจดหมายเวียนสำหรับการเรียนรู้ครั้งนี้เราจะ
สร้างจดหมายเวียนอย่างง่ายๆ มีขั้นตอนไม่ยุ่งยาก ใช้เวลาสั้นๆ ซึ่งในจดหมายเวียนนี้ เรากำหนดจุดเปลี่ยน 2 จุด คือ
ชื่อหน่วยงาน (ผู้อำนวยการสถาบัน กศน.ภาคต่าง ๆ) และชื่อผู้ที่เชิญเข้าร่วมประชุม
ขั้นตอนในการสร้างจดหมายเวียน มีดังต่อไปนี้
1. ใช้โปรแกรม MS Word สร้างฟอร์มจดหมายเสียก่อนโดยเว้นที่อยู่ จุดที่ 1 และชื่อผู้ที่จะเชิญไว้ จุดที่ 2 โดยใช้ชื่อไฟล์ว่า letter.docx ดังภาพ
2. สร้างไฟล์เก็บข้อมูล ที่อยู่ คือภาคต่างๆ และชื่อผู้ที่จะเชิญ โดยใช้โปรแกรม MS Excel และใช้ชื่อไฟล์ว่า name.xlsx ดังภาพ
3. ใช้โปรแกรม MS Word สร้างจดหมายเวียน โดยมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้
3.1 เปิดฟอร์มจดหมายเชิญประชุมดังภาพ
3.2 ไปที่แท็บการส่งจดหมายดังภาพ
3.3 ไปที่กลุ่มเริ่มจดหมายเวียนคลิกที่สามเหลี่ยมเล็กๆ ตรงเริ่มจดหมายเวียน >ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน
3.4 เมนูทางขวามือ เลือกชนิดของเอกสาร>จดหมาย>ขั้นตอน 1 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : กำลังเริ่มเอกสารดังภาพ
3.5 เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น>ใช้เอกสารปัจจุบัน>ขั้นตอน 2 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : เลือกผู้รับ>คลิกเรียกดู
เลือกไฟล์ข้อมูล(name.xlsx) ที่เก็บที่อยู่และจะปรากฏชื่อผู้รับที่ถูกเลือกจากไฟล์ ชื่อผู้รับ
3.6 เลือกผู้รับ>ใช้รายการที่มีอยู่จะปรากฏชื่อผู้รับที่ถูกเลือกจากไฟล์ข้อมูล (name.xlsx) >ขั้นตอน 3 ของ 6 ให้คลิกถัดไป
: โปรดเขียนจดหมายของคุณดังภาพ
3.7 โปรดเขียนจดหมายของคุณ เรามีฟอร์มที่เขียนจดหมายไว้แล้วและเปิดอยู่โดยให้คลิกตั้งเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดที่จะ
เติมข้อมูลที่อยู่หลังคำว่าภาค ต่อไปคลิก>รายการเพิ่มเติม>คลิกเลือกชื่อฟิวล์ที่เป็นที่อยู่และคลิกปุ่มแทรก
ก็จะปรากฏ "ที่อยู่" << org >> ดังภาพ
3.8 ต่อจากนั้น ให้ตั้งเคอร์เซอร์ในส่วนที่จะเติมชื่อและคลิกรายการเพิ่มเติมอีกครั้ง > เลือกฟิวล์ที่เป็นชื่อและคลิกปุ่มแทรก
และปิดไปก็จะปรากฏชื่อฟิวล์ ในเครื่องหมาย << name >> ดังที่เห็น ดังภาพ
3.9 ต่อไป ขั้นตอน 4 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณลองเช็คดูจดหมายที่พร้อมพิมพ์ ทางขวามือ
โดยคลิก<<ถอยหลังมายังผู้รับคนที่ 1 และคลิกไล่ดูผู้รับ คนที่ 2 3 4 และ 5 เป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่
ถ้าเป็นไปตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกขั้นตอน 5 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : ทำการผสานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์
3.10 เมื่อทำการผสานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์ จดหมายพร้อมที่จะใช้พิมพ์
ให้เลือกผสาน>การพิมพ์>ถ้าเลือกพิมพ์ทั้งหมดก็เลือกทั้งหมดและคลิกตกลง/ถ้าต้องการพิมพ์หน้าปัจจุบัน
ให้เลือกระเบียนปัจจุบัน แต่ถ้าต้องการพิมพ์ จดหมายฉบับที่ 1 ถึง 3 ให้ใส่ตัวเลขที่ต้องการพิมพ์
แล้วคลิก ตกลง จะได้จดหมายเวียนตามต้องการดังภาพ
| 
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น